Vous formez déjà sur un métier ou une compétence pour lesquels une certification RNCP ou RS existe, et vous voulez devenir partenaire de cette certification pour la proposer à vos apprenants, avec l'accès au CPF qui va avec. C'est la voie la plus rapide quand une certification existe déjà sur votre périmètre, et pourtant la procédure reste assez opaque : les textes fixent un cadre, mais c'est chaque certificateur qui décide de ses conditions, de ses documents et de ses tarifs. Voici ce qui est fixé par le Code du travail, ce qui dépend du certificateur, et dans quels cas il devient pertinent de se demander si créer votre propre certification serait un meilleur choix.
📌 L'essentiel à retenir
- Une habilitation est un accord, une convention avec le certificateur ou une décision du ministre pour un ministère certificateur, qui vous autorise à préparer et/ou évaluer des candidats sur une certification que vous n'avez pas créée.
- Les textes ne posent que deux conditions de base : votre capacité à respecter les référentiels de la certification, et l'adéquation de vos moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement. Les pièces à fournir et les tarifs dépendent du certificateur.
- Qualiopi n'est pas une condition posée par les textes pour être habilité, mais il est obligatoire pour proposer la certification sur Mon Compte Formation, et beaucoup de certificateurs l'exigent dès l'habilitation.
- La procédure se termine par une étape qui ne dépend pas de vous : le certificateur doit vous déclarer auprès de France Compétences. Sans cela, votre formation n'apparaît pas sur Mon Compte Formation.
- Il n'existe aucun tarif réglementé. Les coûts varient fortement d'un certificateur à l'autre, et entre RS et RNCP : dans les documents publics consultés, de 50 à 330 € par candidat, et de 500 à 2 000 € pour déposer une demande.
- Un refus ou un retrait n'est pas forcément définitif, mais les recours dépendent de ce que prévoit le certificateur : le Code du travail n'en impose pas de général.
- Si aucune certification existante ne correspond à votre positionnement, créer votre propre certification est l'autre voie. Si une certification couvre déjà exactement votre périmètre, c'est l'habilitation qu'il faut viser.
Trouver le certificateur qui détient la certification visée
Tout part de la fiche de la certification sur le site de France Compétences. Elle indique le certificateur, c'est-à-dire l'organisme (ou le ministère) qui détient la certification et qui est le seul à pouvoir vous habiliter.
Elle donne aussi la date de fin d'enregistrement, à regarder avant de vous engager : une habilitation n'a de sens que si la certification reste enregistrée assez longtemps pour amortir votre investissement.
Les partenaires déjà déclarés par le certificateur sont publiés sur les fiches des répertoires. Sur la fiche France Compétences, ils sont accessibles par un lien d'export, dans la section « Pour plus d'informations ».
Lorsque l'intitulé de la certification commence par "TP -", le certificateur affiché est le Ministère du Travail. L'habilitation n'est alors pas accordée par convention mais par décision du ministre, selon des modalités précisées par arrêté. Le fonctionnement de ces cas particuliers est détaillé dans Qui peut délivrer une certification RNCP/RS ?.
💡 Mon conseil : comment joindre le certificateur
La fiche de France Compétences donne en général le nom du certificateur, son numéro SIRET et un lien vers son site, mais pas d'adresse e-mail ni de téléphone. Je vous conseille de partir de ce site et de chercher une rubrique du type "devenir centre", "partenaires" ou "habilitation". Si vous ne la trouvez pas, c'est le SIRET qui vous permet de retrouver les coordonnées officielles de l'organisme. Avant de le contacter, téléchargez la liste des organismes déjà habilités : elle vous donne une idée de la concurrence que vous allez rencontrer.
Pour un titre professionnel du ministère du Travail, la porte d'entrée est la DREETS de votre région, qui gère l'agrément permettant d'organiser les sessions de validation. Chaque région publie sa procédure et son adresse dédiée. Par exemple, en région PACA, la demande se fait par un formulaire en ligne et doit parvenir au plus tard 5 mois avant la première session prévue. Vérifiez le délai de votre région avant de planifier quoi que ce soit.
Les conditions que le certificateur peut exiger avant d'habiliter votre organisme
Les textes posent deux conditions de base : la capacité de votre organisme à assurer le respect des référentiels de la certification, c'est-à-dire du RACE (Référentiel d'Activités, de Compétences et d'Évaluation), et l'adéquation de vos moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement. Pour aller plus loin, c'est au certificateur de préciser ses exigences, en général dans un cahier des charges d'habilitation, ou dans un arrêté lorsqu'il s'agit d'un ministère.
Pour rendre ça concret, cet article s'appuie sur le guide d'habilitation du CQP Instructeur Fitness (certification RNCP40595), publié par son certificateur OC Sport. Chaque certificateur a le sien : il s'agit d'un exemple de ce qu'on peut attendre, pas d'une règle générale. Dans ce guide, on trouve notamment :
- Deux périodes de dépôt par an : du 1er septembre au 31 octobre, et du 1er mars au 30 avril. Un dossier déposé hors période n'est pas instruit.
- Une habilitation liée à des sites identifiés : chaque site supplémentaire fait l'objet d'une demande distincte.
- Un cadre pour les sessions : 25 stagiaires maximum sauf dérogation, formation à distance limitée à 30 % du volume d'enseignement, sous-traitance limitée à 30 % du volume horaire total.
- Un test de connaissances : 150 questions (50 en anatomie, 50 en physiologie, 50 en nutrition) à joindre au dossier.
- Une interdiction de communiquer sur la certification avant l'habilitation officielle, avec une déclaration sur l'honneur à signer.
Et pour Qualiopi ? C'est la question qui revient le plus, et la réponse à deux niveaux :
- Pour être visible sur Mon Compte Formation, oui. Mon Compte Formation indique que l'organisme doit être certifié Qualiopi pour la catégorie "actions de formation", être référencé sur la plateforme, et être habilité à former par le certificateur. Plus largement, la loi impose une certification qualité aux prestataires financés notamment par les OPCO, la Caisse des dépôts (qui gère le CPF) ou France Travail.
- Pour être habilité, cela dépend du certificateur. Les textes sur l'habilitation ne citent pas Qualiopi parmi les conditions, et un certificateur est libre de l'exiger. Le guide du CQP Instructeur Fitness le fait : sans certificat Qualiopi à jour, avec le périmètre "action de formation", l'habilitation n'est pas délivrée. À l'inverse, la convention de partenariat CléA ne l'exige pas pour l'habilitation et ne le demande que pour proposer l'offre CléA sur Mon Compte Formation.
En pratique, si votre objectif est de financer vos formations par le CPF, considérez Qualiopi comme acquis dès le départ.
Une fois habilité, vous devez respecter plusieurs obligations prévues par le Code du travail :
- réaliser des actions qui préparent à l'ensemble des connaissances et compétences identifiées dans le référentiel, y compris les compétences transversales ;
- respecter les durées minimales de formation, ainsi que les durées minimales et maximales de stage ou de période en milieu professionnel, lorsque le certificateur ou la réglementation les prévoit ;
- respecter les obligations de formation en présentiel et le nombre maximal de stagiaires par formateur, lorsqu'ils sont fixés ;
- si vous êtes habilité à évaluer, organiser des sessions d'examen conformes au référentiel d'évaluation et y inscrire les personnes que vous avez vous-même formées.
Si vous prévoyez de sous-traiter une partie de la formation, la convention doit en fixer les conditions, et la règle d'avril 2024 sur l'habilitation des sous-traitants s'applique, détaillée dans l'article cité plus haut.
📎 Pour info
Ces dispositions s'appliquent aux habilitations délivrées à compter du 1er octobre 2025, en application du décret du 6 juin 2025 relatif à la certification professionnelle.
La procédure d'habilitation, étape par étape
Il n'existe pas de procédure unique. Les textes fixent le point d'arrivée : une convention ou une décision du ministre, puis une déclaration à France Compétences. Le chemin pour y arriver est défini par chaque certificateur. Voici la trame générale, avec en regard ce que prévoit le guide du CQP Instructeur Fitness.
| Étape | Ce qui se passe, concrètement | Dans l'exemple consulté |
| Vous demandez au certificateur ses règles et vous repérez la prochaine date à laquelle vous pouvez déposer | Deux fenêtres de dépôt par an. Hors période, le dossier n'est pas examiné |
| Vous rassemblez les pièces demandées et vous les envoyez, avec le paiement des frais d'instruction s'il y en a | Dossier en trois parties (administrative, technique, test de 150 questions). Frais d'instruction réglés par virement, un virement par demande et par site |
| Le certificateur vérifie qu'il ne manque rien. Il ne juge pas encore la qualité de votre projet | 15 jours calendaires pour compléter un dossier incomplet, sinon il est irrecevable |
| Le certificateur regarde si vos formateurs, vos locaux et votre organisation permettent de former dans de bonnes conditions | Accusé de réception sous 30 jours, puis décision dans les 60 jours suivant la recevabilité |
| Accord ou refus. En cas d'accord, l'habilitation est formalisée par une convention (ou une décision du ministre) | Refus motivé par écrit. Habilitation d'un an, renouvelable par un dossier allégé à transmettre 2 mois avant l'échéance |
| Le certificateur vous inscrit lui-même comme partenaire sur la certification | Étape prévue par la loi, non détaillée dans le guide |
La dernière étape ne dépend pas de vous, mais elle conditionne votre visibilité sur Mon Compte Formation : la déclaration d'une habilitation est faite exclusivement par l'organisme certificateur, et elle est obligatoire pour qu'une formation soit disponible sur le site du CPF. Le certificateur doit aussi communiquer à France Compétences toute modification de ses habilitations dans un délai de deux mois.
Le dossier et les documents à fournir
Aucun texte ne fixe de liste nationale de pièces : chaque certificateur établit la sienne. Voici celle du guide du CQP Instructeur Fitness, qui donne une bonne idée de ce qu'on vous demandera.
Partie A, administrative :
- la fiche signalétique de l'organisme, avec le responsable légal et les adresses de formation ;
- la déclaration d'activité ;
- les trois derniers bilans pédagogiques et financiers ;
- le certificat Qualiopi ;
- les CV et diplômes des formateurs, qu'ils soient salariés ou sous-traitants ;
- le bulletin n° 3 du casier judiciaire du responsable légal, de moins de 3 mois ;
- le règlement intérieur en vigueur ;
- une attestation de responsabilité civile professionnelle couvrant l'enseignement ;
- des déclarations sur l'honneur : envoi du responsable pédagogique à une journée de formation sur le CQP, et absence de communication avant l'habilitation.
Partie B, critères techniques : organigramme et charte signée, moyens humains, description et photos des locaux, listes d'évaluateurs externes et de tuteurs, livret de suivi en structure, planification des sessions et contenus pédagogiques.
Partie C : le test de 150 questions évoqué plus haut.
Une fois le dossier accepté, c'est la convention qui formalise l'habilitation. Le Code du travail en fixe le contenu :
| Ce que la convention précise | Pourquoi c'est important |
| L'objet de l'habilitation | Préparer, évaluer, ou les deux |
| Les certifications ou blocs de compétences concernés | Vous pouvez être habilité sur tout ou partie de la certification |
| La période de validité | Elle n'est pas forcément égale à la durée d'enregistrement de la certification |
| Les modalités de la contrepartie financière | C'est là que figurent redevances et frais |
| Les conditions de sous-traitance, le cas échéant | Obligations et responsabilités des sous-traitants |
| Les moyens techniques, pédagogiques et d'encadrement | Ce que vous vous engagez à mobiliser |
Combien coûte une habilitation RNCP ou RS ?
Il n'existe pas de tarif réglementé. Le Code du travail demande seulement que la convention précise les modalités de détermination et de paiement de la contrepartie, notamment financière, demandée par le certificateur. Chaque certificateur fixe donc ses propres montants, et le coût n'est pas le même pour une certification RS et pour une certification RNCP. Cet écart est lui-même très variable : il dépend du certificateur, du secteur et du niveau d'accompagnement prévu.
Le guide du CQP Instructeur Fitness renvoie aux montants de son cahier des charges. Voici ce que publient des certificateurs qui affichent leurs chiffres :
| Poste | RNCP : CQP (OC Sport) | RS : CléA (Certif Pro) |
| Droit de demande ou frais d'instruction | 500 € ou 2 000 € selon le CQP, à réception de la demande, non remboursés si le dossier est irrecevable | 330 € HT par candidat, dus quelle que soit l'issue de la demande |
| Coût d'habilitation de l'organisme | Variable "en fonction de la structure demandeuse" | Pas de droit d'entrée distinct des frais d'instruction |
| Redevance par candidat | 50 € par candidat présenté en jury plénier, montant susceptible d'évoluer | 5,50 € par certificat délivré et 22 € par évaluation préalable réalisée |
| Frais récurrents | Non précisés | 55 € HT par an et par site enregistré |
Les chiffres de la colonne RNCP viennent de deux CQP du même certificateur dont les cahiers des charges sont publics (500 € pour l'un, 2 000 € pour l'autre). Ces documents ne précisent pas si les sommes sont hors taxes ou toutes taxes comprises. Dans la convention CléA, les montants sont indiqués hors taxes.
Que retenir de ces exemples ? Que le coût par candidat va de quelques dizaines à plusieurs centaines d'euros, et que le droit d'entrée seul peut varier du simple au quadruple chez un même certificateur. Deux ou trois exemples ne font pas un barème : demandez toujours la grille complète au certificateur, et précisez HT ou TTC avant de signer.
Le coût réel ne se limite pas à ces lignes. L'habilitation a aussi un coût en temps interne : constitution du dossier, organisation des sessions, bilans et enquêtes d'insertion à remonter au certificateur. Ce temps n'est facturé par personne, mais il pèse sur la rentabilité.
Habilitation refusée ou retirée : que faire ?
Pourquoi un dossier est refusé, ou une habilitation suspendue ou retirée
Le Code du travail ne liste pas de motifs de refus : il pose seulement les deux conditions de base. Les motifs concrets viennent du cahier des charges de chaque certificateur. Voici ceux du guide du CQP Instructeur Fitness :
| Situation | Ce que prévoit l'exemple |
| Dossier incomplet ou frais non versés | Dossier irrecevable si les éléments manquants ne sont pas transmis sous 15 jours calendaires. Aucun nouveau dossier ne peut être déposé pendant la même campagne, et les frais d'instruction ne sont pas remboursés |
| Refus sur le fond | Refus motivé par écrit. Un nouveau dossier est possible à la campagne suivante |
| Non-renouvellement | Un taux de retour aux enquêtes d'insertion inférieur à 60 % doit être justifié, faute de quoi le renouvellement peut être refusé |
| Non-conformité constatée lors d'un audit | Correction exigée sous 3 mois. Si les manquements persistent, le certificateur peut prononcer une suspension ou un retrait |
La convention CléA, qui concerne le RS, montre ce qu’un retrait peut déclencher. Il n’est pas immédiat : le certificateur envoie d’abord une mise en demeure, c’est-à-dire un avertissement officiel, et le retrait n’intervient que si vous n’y répondez pas par écrit sous 30 jours ouvrés. Il peut aussi être prononcé si un nouveau manquement apparaît dans les 12 mois qui suivent votre remise en conformité, si vous refusez un audit, ou si la Caisse des dépôts ou France Compétences signalent que votre offre sur Mon Compte Formation n’est pas conforme.
Côté recours, tout dépend du certificateur. Le Code du travail n’en prévoit pas de général : c’est le cahier des charges qui décide. Le guide du CQP Instructeur Fitness y consacre un article, à côté de celui sur les sanctions, à lire avant de déposer. Chez CléA, vous pouvez demander un réexamen d’un refus par une note argumentée, dans les 30 jours ouvrés suivant la notification.
⚠️ Attention
Après un retrait, le certificateur met à jour la liste des partenaires transmise à France Compétences. Or c’est cette déclaration qui conditionne la présence de votre formation sur Mon Compte Formation.
Habilitation ou création de certification : quelle différence ?
Après un refus, ou quand les conditions d'un certificateur ne vous conviennent pas, trois pistes existent : corriger et redéposer votre dossier, viser un autre certificateur si plusieurs certifications couvrent votre métier, ou créer votre propre certification. Cette dernière option change de nature.
Avec une habilitation, vous détenez un droit de préparer et/ou d'évaluer, encadré par une convention. Le référentiel reste celui du certificateur, qui seul le fait évoluer, et vous lui versez la contrepartie financière prévue. La durée est fixée par la convention : un an renouvelable pour le CQP Instructeur Fitness, trois ans renouvelables une fois pour CléA. C'est le certificateur qui vous déclare auprès de France Compétences, et le délai de mise en place dépend de lui : dans l'exemple du CQP, une décision tombe dans les 60 jours suivant la recevabilité du dossier, à une fenêtre de dépôt près.
Avec la création, la certification et son RACE sont enregistrés à votre nom. Vous décidez de leur évolution, vous ne versez rien à un tiers, et vous pouvez même prévoir une contrepartie pour vos propres partenaires. En échange, vous reprenez les obligations du certificateur : monter un dossier (étude d'opportunité, RACE, cohorte déjà formée et évaluée) examiné par France Compétences, déclarer vos partenaires et toute modification sous deux mois, les contrôler, puis préparer le renouvellement d'un enregistrement limité dans le temps (5 ans maximum pour le RNCP). Comptez plusieurs mois de préparation et d'instruction.
Un point important : la création n'est pas une alternative quand une certification existe déjà sur exactement votre métier ou votre compétence. France Compétences n'applique pas de refus automatique pour cette raison, mais le Vademecum prévoit que l'impact de votre projet soit comparé à celui des certifications visant des métiers similaires ou proches, et il refuse sans examen toute demande qui reproduit littéralement un référentiel existant. Dans ce cas, l'habilitation est la bonne voie.
La création devient pertinente quand aucune certification existante ne couvre votre positionnement, que vous formez déjà des candidats sur votre propre référentiel depuis un moment, et que vous voulez garder la main sur l'évolution de celui-ci et sur le réseau de partenaires.
Se faire accompagner
Si vous constatez qu’aucune certification existante ne couvre votre positionnement, je vous accompagne pour construire et déposer votre propre dossier d’enregistrement au RNCP ou au RS auprès de France Compétences.
Page Accompagnement certification RNCP/RS
FAQ
Puis-je être habilité seulement pour former, ou seulement pour évaluer ?
Oui. Le Code du travail prévoit que le certificateur peut habiliter un organisme tiers pour une ou plusieurs des prestations, c’est-à-dire la préparation à la certification, l’évaluation des candidats, ou les deux. La convention précise l’objet de l’habilitation. Les obligations diffèrent selon le cas : un organisme habilité à évaluer doit organiser des sessions d’examen conformes au référentiel d’évaluation, et, s’il est aussi habilité à préparer, y inscrire les personnes qu’il a formées.
Attention : même habilité à évaluer, vous ne délivrez pas la certification. C’est le certificateur qui certifie, et c’est ce qui explique la redevance par candidat. Dans les cahiers des charges de CQP d’OC Sport cités plus haut, elle correspond à la présentation du candidat en jury plénier.
Puis-je être habilité sur un seul bloc de compétences ?
C'est possible, selon ce que prévoit le certificateur. La convention doit préciser les certifications, ou les blocs de compétences, concernés : vous pouvez donc être habilité sur tout ou partie d'une certification. Vérifiez dans le cahier des charges si le certificateur l'autorise.
Combien de temps dure une habilitation, et faut-il la renouveler ?
La durée de l’habilitation est fixée par la convention, et elle n’est pas forcément égale à la durée d’enregistrement de la certification. Elle varie beaucoup d’un certificateur à l’autre, tout comme les conditions de renouvellement : certains demandent un nouveau dossier complet, d’autres une procédure allégée. Relisez la convention avant de signer pour connaître votre échéance exacte et ce qu’il faudra fournir pour la renouveler.
Que se passe-t-il si le certificateur ne répond pas à ma demande ?
Le Code du travail prévoit que, pour les habilitations délivrées à compter du 1er octobre 2025, le silence gardé pendant quatre mois par l'administration sur une demande d'habilitation vaut acceptation. Le texte parle de l'administration : cela renvoie vraisemblablement aux habilitations accordées par décision d'un ministre certificateur, comme pour les titres professionnels. Il ne prévoit pas de règle équivalente pour un certificateur privé, dont les délais sont ceux de son propre cahier des charges.
Dois-je utiliser l'intitulé exact de la certification dans mes documents ?
Oui. Les organismes habilités doivent utiliser l'intitulé exact de la certification, ou des blocs de compétences concernés, dans la demande de référencement sur Mon Compte Formation, dans les documents transmis aux financeurs et dans tous les documents communiqués au public, quel qu'en soit le support.
Puis-je communiquer sur la certification avant d'être habilité ?
Cela dépend des règles du certificateur. Dans le guide du CQP Instructeur Fitness, la communication est interdite avant l'habilitation officielle, et le dossier comprend une déclaration sur l'honneur en ce sens. Vérifiez le cahier des charges de votre certificateur avant toute publication.
Sources
- Code du travail, articles R.6113-16 à R.6113-16-5 (habilitation par les organismes certificateurs) https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000051705145 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000051703955 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000051703957 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000051703942 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000051703944 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000051703946
- Code du travail, article L.6316-1 (certification qualité des prestataires) https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000048600506
- Décret n° 2025-500 du 6 juin 2025 relatif à la certification professionnelle https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000051700314
- France Compétences, Habilitation par les organismes certificateurs : une condition pour que votre formation reste éligible au compte personnel de formation https://www.francecompetences.fr/fiche/habilitation-par-les-organismes-certificateurs-une-condition-pour-que-votre-formation-reste-eligible-au-compte-personnel-de-formation/
- France Compétences, Organismes certificateurs : obligation de déclarer les partenaires habilités à préparer aux certifications professionnelles https://www.francecompetences.fr/fiche/organismes-certificateurs-obligation-de-declarer-les-partenaires-habilites-a-preparer-aux-certifications-professionnelles/
- France Compétences, Vademecum relatif à la certification professionnelle, janvier 2026 https://www.francecompetences.fr/app/uploads/2026/01/Vademecum-VF_2026.pdf
- France Compétences, fiche de la certification RS6965 (exemple de fiche avec liste des organismes préparant à la certification) https://www.francecompetences.fr/recherche/rs/6965/
- Mon Compte Formation, Quels sont les critères d'éligibilité des formations certifiantes (RNCP/RS) ? https://of.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/aide/quels-sont-les-criteres-deligibilite-des-formations-certifiantes-rncprs
- Mon Compte Formation, Qu'est-ce qu'une habilitation à former ? https://of.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/aide/quest-ce-quune-habilitation-former
- DREETS PACA, Les titres professionnels du ministère du Travail (exemple de procédure d'agrément régionale) https://paca.dreets.gouv.fr/les-titres-professionnels-du-ministere-du-travail
- OC Sport, Guide des habilitations à destination des organismes de formation, CQP Instructeur Fitness (RNCP40595), version de septembre 2025 https://cqp-fitness.fr/wp-content/uploads/2025/09/GUIDE-HABILITATION-OF-CQPIF40595-V2-2025-09-15_compressed.pdf
- Cahiers des charges d'habilitation de CQP publiés par UFOLEP / OC Sport (montants du droit de demande et de la redevance par candidat) https://www.ufolep.org/modules/kameleon/upload/Cahier_des_charges_CQP_TSARE_04.2026.pdf https://www.ufolep.org/modules/kameleon/upload/1110725_-_CAHIER_DES_CHARGES_CQP_ALS_VF.pdf
- Certif Pro, Convention de partenariat CléA (RS), version du 14 février 2023 https://www.certificat-clea.fr/media/2023/03/20230214-Convention-de-partenariat-CleA.pdf
